ДЕЛЕГИРУЙТЕ «НЕВОЗМОЖНЫЕ» ЗАДАЧИ

И наконец, завершающий, самый сложный шаг — в очередной раз проходим по заметно «похудевшему» (я надеюсь!) списку задач и выбираем несколько (хотя бы одну) задач для делегирования из числа тех, которые Вы никогда не делегировали и даже не думали, что это возможно. И — попробуйте часть из них (хотя бы одну) тоже делегировать. 

Скорее всего, значительную часть этих «невозможных» задач Ваши сотрудники выполнить не смогут совсем, либо сделают с недостаточным качеством. Однако цель этого шага — больше психологическая: перешагнуть предел, убедиться в том, что практически любую задачу можно делегировать, хотя бы частично.

 Какие это могут быть задачи? Да практически любые, но опять же, не настолько критичные для Вас. К тому же — что Вы теряете? Чем рискуете? Да, возможно, придётся доделать работу самостоятельно или даже полностью её переделать. Но это не смертельно. А в случае неожиданного успеха Вы получите отличный бонус — сэкономленное время. 

Например, Вы всегда лично встречались с новыми клиентами категории А. Попробуйте отправить на встречу толкового руководителя отдела продаж, а если тот потерпит неудачу в переговорах — подключитесь уже сами. Таким образом, по времени Вы ничего не потеряете, но зато даёте шанс руководителю проявить себя, плюс есть вероятность, что он справится самостоятельно, и тогда Ваша экономия — половина рабочего дня! 

 Или раз в месяц Вы ездите в банк подписывать документы по компании, где требуется обязательное присутствие Вас как генерального директора. Узнайте, можно ли оформить доверенность для подобных операций? Опять, же, узнавайте не сами, а поручите это выяснить бухгалтерии или юристам.А кто же кроме Вас сможет принять результаты выполнения задач руководителями по итогам месяца? А может быть сможет Ваш заместитель или помощник, если ему выдать алгоритм проверки задач и дать «ценные указания»? А самому проверять только самые критичные или только невыполненные задачи? 

 Ключевой идеей в данном подходе является попытка «дать шанс» исполнителям сделать задачу, которую они ранее не выполняли. И если даже выполнение этой задачи займёт у них в 10 раз больше времени, чем у Вас, для Вас это — экономия времени в чистом виде. 

Читать дальше

ДЕЛЕГИРУЙТЕ «СОМНИТЕЛЬНЫЕ» ЗАДАЧИ

Каждый последующий шаг сложнее предыдущего… и это правильно! 

Теперь, когда список Ваших задач уменьшился за счёт делегирования очевидных и неочевидных задач, сделаем третью итерацию: снова пройдите по перечню задач и выберите несколько задач из тех, которые вызывают у Вас сомнение, что их вообще можно делегировать. 

 Например, этот страшно сложный отчёт по SWOT-анализу нового продукта. Разве сможет Ваш помощник его сделать? Конечно, нет (так Вы считали ранее). Хорошо, а если поручить его заместителю? Нет заместителя? Не сдаёмся! А если попросить подготовить базу для отчёта руководителя отдела маркетинга (свои люди, сочтёмся!), а помощник сделает оформление и красиво подготовит презентацию? А Вы уже добавите потом недостающие разделы и проверите отчёт целиком. 

 Таким нехитрым способом 80% работы над этим отчётом окажутся делегированы, но контроль качества финального результата по-прежнему в Ваших руках. 

 Или Вы всегда проводили собеседования с кандидатами на позиции менеджеров вместе с руководителями отделов продаж — попробуйте делегировать менеджерам провести первое собеседование самостоятельно, а Вас попросите приглашать уже на второй этап, после первичного отсева. 

 Итак, цель этого шага — найти несколько задач, возможность делегирования которых вызывает у Вас сомнения. И… делегировать их. 

Читать дальше

ДЕЛЕГИРУЙТЕ «НЕОЧЕВИДНЫЕ» ЗАДАЧИ

Этот шаг чуть сложнее предыдущего. Выполняйте его только после того, как делегировали все «очевидные» задачи. 

Количество Ваших задач уменьшилось, но незначительно, и всё равно задач намного больше, чем свободного времени для их выполнения.Поэтому делаем второй шаг — находим «неочевидные» задачи и — тоже их делегируем! 

 Самый простой способ — перебором. Берём задачи одну за другой, рассматриваем, задаём проверочные вопросы — «А можно ли эту задачу кому-то поручить?», «А если поискать?», «А если задачу слегка переформулировать?», «А если срок сдвинуть?» и так далее. 

Цель данного упражнения — найти задачи, которые не попались на глаза во время первого отбора, отбора «очевидных» задач — и тоже их делегировать!Несколько примеров: в набор «очевидных» задач не попала задача планирования и организация совещаний, так как у помощника нет соответствующих прав в Outlook, да и вообще в курсе повестки только Вы сами. А если попросить ИТ настроить нужные права, а повестку и «ценные указания» дать помощнику во время встречи или отправить через мессенджер, надиктовав аудиозапись? 

Не обращайте внимания, если таким образом делегированная задача займёт у Вас в первый раз даже больше времени, чем если бы Вы это делали самостоятельно. Да, сначала помощнику придётся долго объяснять, как сделать встречу, но потом он будет это делать уже лучше и быстрее Вас и в сумме экономия времени выйдет значительная. 

 Ещё пример: в первый отбор не попала задача организации ремонта машины. Её можно было бы поручить главному механику, но он сейчас в отпуске. А что, если отложить ремонт до его возвращения, а до этого воспользоваться другим корпоративным автомобилем, такси, каршерингом или общественным транспортом? И так далее. А отвезти собаку в ветеринарную клинику можно попробовать попросить племянника… А вдруг получится? 

 Результатом работы по «неочевидным» задачам должен стать новый, расширенный список задач для делегирования. 

Читать дальше

ДЕЛЕГИРУЙТЕ «ОЧЕВИДНЫЕ» ЗАДАЧИ

Используйте матрицу Эйзенхауэра. 

Больше особо добавить нечего. Просто делайте это. 

Если есть, кому поручить — поручайте немедленно. Если поручить некому, постарайтесь запросить такой ресурс. Если запросить не удаётся, купите его. 

 Что я подразумеваю под «очевидными» задачами? В первую очередь, это неважные, но срочные задачи, которые очевидно можно делегировать без потери качества выполнения этих задач. То есть это задачи, входящие в стандартный функционал помощников руководителей, секретарей, заместителей.Вы поразитесь, если узна́ете, какое огромное количество неквалифицированной работы выполняется топ-менеджерами самостоятельно — даже при наличии помощников. 

 Поэтому выберите задачи, очевидные для делегирования — и срочно делегируйте их! Среди таких задач могут оказаться различные покупки (в том числе билетов, например), задачи, связанные с посещением учреждений типа почты, банков, а также отчёты, бумажная работа и другие задачи, описанные в предыдущем шаге. 

Читать дальше

ЗАВЕДИТЕ ПОМОЩНИКОВ

Заведите себе помощников. Перестаньте тратить время на то, что сотрудники более низкой квалификации выполнят быстрее, лучше и дешевле, чем Вы. 

 Не тратьте своё время на уборку в доме (если только Вы не получаете от этого удовольствие). Не возите тёщу в аэропорт. Не ремонтируйте протёкшую в ванной трубу, убивая на это свой выходной. Используйте своё время для выполнения более продуктивных задач. 

Мы не всегда задумываемся о том, сколько тратим времени на нелюбимые домашние дела. Профессионалы сделают всё то же самое быстрее, качественнее и дешевле.С личным помощником работайте с использованием диктофона — это невероятно продуктивный способ. Надиктовывайте на диктофон задачи для помощника, пересылайте аудиозапись ему по почте, и задача уходит в работу. По опыту, работа таким способом экономит не менее одного часа Вашего времени на каждые 5 минут аудиозаписи. 

Раньше я использовал отдельный диктофон, но сейчас это теряет смысл — в любом мессенджере есть удобный диктофон, который мгновенно отправит запись Вашему помощнику.Если помощников несколько — это не проблема, а наоборот, большое счастье, так как им можно поручить бо́льшее количество задач. Постарайтесь следить за равномерностью их загрузки, и будет Вам счастье! 

Читать дальше

ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ПЕРФЕКЦИОНИЗМА

Перфекционизм потребляет колоссальное количество времени и является одним из основных препятствий для делегирования задач. 

Иногда без него, конечно, не обойтись — но в большинстве случаев перфекционизм мешает эффективно управлять временем. Вспомним принцип Парето — 20% усилий приносят 80% результата. Он соблюдается почти всегда. 

 На практике излишний перфекционизм выглядит так: Вы дали поручение помощнику подготовить основу для отчёта, потратив совсем немного времени на объяснения, откуда взять данные и как их представить в отчёте. Затем проверили данные, исправили ошибки и дописали выводы/решения.И в принципе, на этом можно было бы остановиться — более 80% отчета уже готово с достаточно незначительными затратами времени. Возможно, в нём не хватает какой-то некритичной информации, где-то проскочило форматирование текста — но в принципе, отчёт уже вполне пригоден для своей основной функции — предоставить данные для принятия какого-то управленческого решения. 

Однако Вы продолжили самостоятельно работу с отчётом — мужественно перепроверили исходные данные и расчеты, переписали пару страниц и пересмотрели структуру отчёта, полностью переделали выводы и добавили несколько диаграмм. Безусловно, отчёт стал лучше, но суть его осталась той же.А потом оказалось, что руководителя интересовали только данные по продажам в разбивке по регионам, и 99% Вашего отчёта совершенно не нужны. И Ваш труд не был оценён по достоинству. 

 Перфекционизм часто мешает достижению целей, так как перфекционист предъявляет завышенные требования к результату, оценивает временны́е и финансовые затраты для достижения этого результата как неподъёмные, и отказывается от своей цели, хотя на самом деле, мог бы её достичь. 

 Чтобы виртуозно научиться играть на гитаре, нужны годы, а иногда и десятилетия упорных занятий. Поэтому если цель — стать профессиональным музыкантом, действительно следует смело планировать лет 10 на обучение и шлифовку мастерства, а также бюджет с множеством нулей на профессиональные инструменты и занятия с преподавателями.Однако если цель — научиться играть десяток любимых простых мелодий, для собственного удовольствия — можно купить недорогой инструмент за 200 долларов, взять десяток уроков — и через месяц-два цель будет достигнута! А если цель состоит в том, чтобы к завтрашнему вечеру сыграть всего одну песню — одно занятие с преподавателем, выученные три аккорда — Am, Dm и E — и Ваша скромная цель достигнута всего за сутки. 

 Поэтому прежде чем начинать поручать задачи, постарайтесь научиться избегать перфекционизма и предъявлять адекватные требования к конечному результату задачи. 

Читать дальше

ЗАПЛАНИРУЙТЕ ВРЕМЯ ДЛЯ СНА

Конечно, главный отдых в течение дня — это сон. Желательно — в ночное время. Человек проводит во сне треть своей жизни и, разумеется, в течение всего развития человечества тысячи людей изучали процессы сна с целью сокращения непродуктивной, на их взгляд, траты времени. 

 К сожалению, все эти исследования пока не увенчались головокружительным успехом. Основные принципы сна до сих пор плохо изучены учёными. Да, выделены определённые ритмы, фазы сна, но управлять сном или уменьшить его продолжительность без последствий — эта задача пока не решена.Каждому человеку требуется разное количество времени для того, чтобы восстановить силы после рабочего дня. 

Известны уникумы, которые в течение всей жизни обходились 3—4 часами сна. Но это скорее исключение. Для большинства людей норма находится в интервале 7—9 часов. Определить, сколько нужно времени именно Вам, не так сложно — не заводите будильник в пятницу, и зафиксируйте, во сколько проснётесь без будильника в субботу. Несколько итераций — и организм любезно подскажет необходимое ему время для восстановления.Также существуют некоторые правила, позволяющие повысить эффективность сна — не есть на ночь, не заниматься спортом ближе к концу дня, проветрить спальню, выпить стакан молока и т. д. Каждый может найти для себя свой рецепт. 

Также появились программные продукты для смартфонов, позволяющие отслеживать ритмы сна и будить в некотором интервале в определённый оптимальный момент. Испробовал на себе — действительно работает. У меня, например, этот интервал составляет ровно 8 часов и не меняется уже много лет, так что можно говорить о некотором постоянстве организма. 

 В интернете можно найти десятки способов «Как меньше спать». Не доверяя печатным выводам, я честно попробовал несколько известных способов на себе. Все эти способы в основном используют принцип ритмичности, заключающийся в замене ночного 8-часового сна на несколько промежутков сна, в сумме имеющих меньшую продолжительность. Различные методики предлагают спать раз в 4 часа по 30 минут, или спать только с 4-х утра до 7-и плюс час днём, или высчитать хитрым способом «свои уникальные часы для оптимального сна»… 

Читать дальше

ЗАПЛАНИРУЙТЕ ПРАВИЛЬНЫЙ ОТДЫХ

И не только запланируйте — но и выполните!

 Трудно иногда себя убедить в том, что отдых — это не бесполезные затраты времени, а крайне необходимый для организма ресурс. Но это так. Перерывы нужно делать с определённой периодичностью, и отдыхать правильно — обязательно отвести взгляд от монитора, встать, потянуться, пройтись, в обед — желательно выйти на улицу, если есть такая возможность. 

 Отдых можно и нужно делать разнообразным — выпить чаю, погулять, сделать физические упражнения, пообщаться, просто посмотреть в окно. Как не нужно отдыхать: играя в игры, покуривая сигарету, ставя лайки в социальных сетях, поедая сладости.Придумайте 5 разнообразных видов отдыха, попробуйте каждый из них, постарайтесь оценить, какой вид отдыха оказался максимально полезным и приятным.

 На самом деле, уметь правильно отдыхать не менее важно, чем уметь правильно работать. Грамотный отдых — это гарантия высокой работоспособности и хорошего настроения. Однако необходимо отделить понятие отдыха от стандартного времяпровождения на диване перед телевизором с бутылочкой пива и хорошей закуской. Пассивное безделье является именно бездельем, и ничем бо́льшим. А хороший отдых разгружает голову и повышает физические кондиции организма.

Читать дальше

НАСТРОЙТЕ ПУНКТУАЛЬНОСТЬ

Цените своё и чужое время. В большинстве стран мира (в основном, в западных странах) пунктуальность является одним из определяющих менеджерских качеств. Стать пунктуальным не так сложно — как и любая привычка, привычка не опаздывать может быть сформирована. 

 Одна моя знакомая практически каждый день опаздывает на работу. И каждый раз Алёна искренне удивляется, почему так происходит. При ближайшем рассмотрении становится очевидно, что у неё чрезвычайно мало шансов приехать в офис вовремя.Её рабочий день начинается в 9:00. Выходит она из дома обычно в 8:00 — 8:10. 

Рассмотрим детально тайминг: 

 — От квартиры до остановки трамвая — 6 минут; 

 — Ожидание трамвая — от 1 до 12 минут; 

 — Поездка на трамвае — 10 минут; 

 — От трамвая до метро — 2 минуты; 

 — На метро — 29 минут;

 — От метро до офиса — 6—10 минут в зависимости от светофоров. 

 Итого в самом лучшем случае (вышла ровно в 8:00, трамвай ждать не пришлось, светофоры горели зелёным светом на всем протяжении пути), Алёна входит в офис в 8:54. Практически без запаса, не так ли? Любое отклонение от идеала (выход из дома позже 8:00, длительное ожидание трамвая или светофоров) неизбежно ведёт к опозданию. А если нужно ещё купить билет в метро или купить по дороге воды? Таким образом, несмотря на то, что теоретический расчёт вроде бы позволяет добраться Алене до офиса вовремя, в реальной жизни ей удаётся это сделать 1—2 раза в месяц…

Читать дальше

ЗАПЛАНИРУЙТЕ ВСТРЕЧИ В НЕОЖИДАННОЕ ВРЕМЯ

Людям свойственен стадный инстинкт. Он возник в незапамятные времена и, безусловно, часто выручал человеческие особи тысячи лет назад. Одному мамонта завалить было нереально, поэтому люди и собирались в первобытные стада.Сейчас делать что-то в то же время, что и все остальные, зачастую неэффективно. 

Начните планировать свои обычные активности в необычное время. Выбирайте такое время, когда количество людей, которые обычно делают то же самое, минимально. Проще всего пояснить на примерах. 

 В какой-то период я жил в Подмосковье. В Москву ездил на выходные. Поэтому в пятницу вечером я въезжал в Москву легко и свободно, несмотря на пробки в 9 баллов, потому что все эти 9 баллов сосредоточились на выезде из Москвы. Соответственно в воскресенье вечером так же просто я из Москвы выезжал, несмотря на жуткие пробки на въезд в Москву. 

Читать дальше
Загрузить еще

©  Смирнов А.Б. 2010-2018