Назад к списку

НАСТРОЙТЕ ЭЛЕКТРОННУЮ ПОЧТУ

Так как фамилия моя очень распространённая, в любой компании всегда обязательно находились однофамильцы. Однажды меня замучил какой-то инженер из Саратова, ошибочно раз за разом отправляя мне письма с просьбой согласовать закупку очередной шестерни. На мои письма со словами «Вы ошиблись адресатом» он не реагировал в течение 3-х месяцев. В итоге на одно из писем о закупке вала для буровой установки я ответил «Согласовано». Ответа не последовало, но что характерно, писем больше не было…
Вот хороший пример, как не надо использовать электронную почту.
 На мой взгляд, электронная почта как инструмент коммуникаций часто недооценивается и используется неправильно. Как сказал однажды один мой знакомый топ-менеджер, получающий более 100 сообщений ежедневно — «Функцию „ответить всем“ в Outlook следовало бы сделать платной…».
 Я считаю электронную почту одним из лучших способов для коммуникаций по следующим основным причинам: 


 — Скорость доставки информации; 

 — Независимость от занятости любого из получателей информации в момент отправки сообщения; 

 — Фиксация даты и времени отправки, сохранение истории переписки; 

 — Возможность применения дополнительных способов отслеживания сообщения (уведомление о доставке, о прочтении); 

 — Идентичный исходный текст сообщения для всех получателей; 

 — Гибкость при создании сообщения (отправитель может находиться в любом месте и отправить сообщение в любое удобное время); 

 — Возможность сортировки сообщений, быстрого поиска; 

 — Возможность использования кнопок голосования с целью получения согласования или выбора альтернативы; 

 — Возможность приложить дополнительные материалы. 

 Некоторые считают основным недостатком электронной почты невозможность передать эмоции… Определённая доля правды в этом есть. Частично эмоции можно передать с помощью смайликов, картинок и выделения цветом текста в сообщениях.

 Какие же минусы у доставки информации посредством электронной почты? Их не так много: 

 — Возможна задержка обратной связи;

 — Сложности с обсуждением темы сообщения (если сообщение предполагает обсуждение). 

 Все другие способы коммуникации, на мой взгляд, более трудозатратны по времени и усилиям, больше искажают информацию, и менее удобны с точки зрения основной функции коммуникаций, а основная задача коммуникаций — это всё-таки обмен информацией.Электронная почта минимизирует потери времени на обработку сообщения — каждый получатель тратит времени ровно столько, сколько необходимо для обработки информации с учётом его индивидуальных особенностей. 

Прочие способы передачи информации, такие как личная встреча, телефонный звонок или веб-конференция, более трудозатратны, и информация больше искажается во время передачи сообщения.Поэтому я считаю, что электронная почта в компании должна использоваться максимально активно, но — по делу. Если поставить в поле «Получатели» 30 человек, а в письме спросить каждого, что он думает по этой теме, переписка превратится в информационную свалку, особенно если среди получателей окажутся чересчур общительные и креативные сотрудники, к тому же предпочитающие кнопку «Ответить всем». 

 Простые правила, которые предлагаются к использованию в целях повышения эффективности коммуникаций в компании с помощью электронной почты, перечислены ниже. 

 Ставьте в поле «Получатели» только тех адресатов, которым действительно важно получить Ваше сообщение. Если Вы не уверены, нуждается ли адресат в Вашем сообщении, или Ваше сообщение напрямую к нему не адресовано, поставьте его в поле «Копия» или совсем исключите из сообщения. Также можно вместо отправки полного текста сообщения указать ссылку на портал Компании, где находится дополнительная информация, которая может заинтересовать необязательных получателей.Пишите по возможности кратко, лаконично. 

Не прикрепляйте слишком много файлов к сообщению. Размер сообщения должен оставаться в разумных пределах. Если вложение объёмное, лучше вообще выложить его на портал и прислать ссылку.Не злоупотребляйте значком «Высокая важность». Впрочем, секретари, ставящие этот значок в настройках Outlook по умолчанию для каждого письма, давно дискредитировали сам принцип фильтрации писем по важности. 

 Сделайте удобную структуру для распределения писем в почтовой программе. Настройте автоматическое перемещение писем от определённых адресатов либо содержащие определённые слова в теме в папки, которые Вы не будет читать постоянно.Я, например, использую кроме папки «Спам» ещё и такие папки для автоматического сбора писем, как «Корпоративная информация», «Технический спам». В первую папку попадают рассылки службы персонала о днях рождения сотрудников, об организации экскурсионных туров, специальные предложения от банка-партнёра по кредитованию и т. д. В папку «Технический спам» попадают различные уведомления, такие как «Приглашение принято», «Ваша заявка на рассмотрении» и прочее. 

 Самый простой способ собирать почту с помощью правил Outlook — отправленную с одного и того же адреса или набора адресов. Но если заранее неизвестны адреса электронной почты, с которых нужно собирать сообщения, можно использовать и другие поля для сортировки, например «Тема сообщения».Удобно делать вре́менные папки для определённых активностей, чтобы собирать в них всю переписку по каждой активности. 

Например, я объявляю тендер на закупку поддонов, и когда делаю рассылку по заинтересованным компаниям, прошу их направлять коммерческие предложения, указывая в поле «Тема» два ключевых слова — «Тендер поддон». Затем указываю эти слова для сортировки писем по теме в отдельную папку «Тендер по поддонам» — и все коммерческие предложения аккуратно автоматически сортируются в эту папку. Когда тендер завершится, я просто перемещу эту папку в «Архив». 

 Существует много способов сортировать почту в Outlook, хочу Вам предложить тот, который использую сам уже много лет. Он изумительно прост и потрясающе эффективен. 

 Во-первых, не создавайте кучу Правил для перемещения почты. По минимуму — спам, корпоративные и технические сообщения. Во-вторых, примите для себя внутренне следующую концепцию: папка «Входящие» должна быть всегда по максимуму очищена. Далее создайте следующие папки (можете назвать их более понятными для себя названиями):«Я в копии» — отправляйте туда автоматически все письма, в которых Вы находитесь не в качестве основного адресата, а стоите в копии. Такие письма можно читать во вторую очередь. 

 «Действие не требуется» — перемещайте туда (вручную) те письма, которые не требуют от Вас никакой реакции, т.е. информационные сообщения. Прочитали сообщение — отлично, сразу переместили его в эту папку, вручную или с помощью горящих клавиш (настройте «Быстрые действия»).

 «Делегировано — нужно контролировать!» — в эту папку перемещайте сообщения, которые Вы уже переслали кому-то из сотрудников для исполнения, т.е. делегировали. На всякий случай пусть там полежат, чтобы быстро найти, если понадобится. Периодически чистите эту папку, удаляя уже выполненные задачи. 

 «Сделать срочно» — в эту папку перемещайте задачи, которые нужно сделать срочно, сегодня-завтра. Соответственно, когда Вы приступаете к работе, первым делом необходимо проверять эту папку и работать с данными письмами. После выполнения задачи необходимо переместить сообщение в папку «Выполнено».

 «Сделать на неделе» — это папка для менее срочных задач, с которыми необходимо «разделаться» в течение рабочей недели. Вы можете ответить адресату, если это необходимо, что задача будет выполнена к определённой дате, и переместить сообщение в эту папку. 

 «Сделать когда-нибудь» — замечательная папка для (как Вы уже догадались) несрочных задач.«Выполнено» — для выполненных задач. Работа с этими задачами завершается. В идеале бо́льшая часть задач в итоге должна оказаться именно в этой папке или в папке «Действие не требуется». 

 Таким образом, каждое сообщение электронной почты после того, как попадает в папку «Входящие», достаточно быстро сортируется и в итоге попадает в папку «Выполнено», где его жизненный путь и заканчивается. Однако жизнь более многообразна, поэтому не обойтись как минимум без ещё одной папки:«Не выполнено» — задачи, которые Вы не выполнили и выполнять уже не будете. Например, если задача потеряла актуальность. 

 Таким образом, всего 8 основных папок прекрасно сортируют всю Вашу почту и определяют алгоритм Ваших действий. Если Вы работаете с почтой — первым делом сортируете сообщения в папке «Входящие», до тех пор, пока там не останется ни одного сообщения. Затем изучаете сообщения из папки «Я в копии». Если же работаете над задачами — сначала отрабатываете всё, что есть в папке «Сделать срочно», и только когда она полностью опустеет, приступаете к папке «Сделать на неделе». И только когда и она станет пустой, открываете папку «Сделать когда-нибудь». 

 Заранее предвижу сомнения в том, что удастся когда-нибудь добраться до папки «Сделать когда-нибудь». Поверьте, грамотно налаженные процессы работы с почтой, правильное делегирование и использование других методик из данной книги, вполне позволяют оперативно разбираться с задачами, и время для несрочных задач также удаётся выделить. 

 Остальные папки могут быть сделаны для удобства сортировки информационных сообщений, например: «Инструкции», «Регламенты», «Согласования», «Ссылки» и так далее.Используйте группы контактов для рассылок. Outlook, например, позволяет создать группы контактов из контактов, находящихся в адресной книге. Сделайте группы один раз, и Вам не придётся каждый раз, делая рассылку, вспоминать, кому нужно направить сообщение. Группы можно создавать по различным признакам (подразделения, проекты, интересы и т.д.).Примеры групп контактов: «Бухгалтерия», «Топ-менеджеры», «Участники обучения работе в Excel», «Команда проекта внедрения SAP», «Участники еженедельных встреч по проекту Реорганизация склада» и т. д. Используя группы контактов, Вы никогда никого не забудете и наоборот, не отправите сообщение лишнему участнику. 

 Отключите напоминания о пришедших письмах и, тем более, всплывающие окна. Проверяйте почту 2 раза в день, запланируйте время для этого.Если сообщение предполагает обсуждение, и оно становится слишком бурным, прекратите обсуждение по почте и назначьте совещание по данному вопросу. 

 Используйте шаблоны сообщений для часто повторяющихся писем. Эти шаблоны можно забить в почтовую программу (например, в Outlook — шаблоны находятся в меню «Подписи») в следующем виде: 

 «Уважаемые коллеги, добрый день!Направляю Вам на согласование __________________.Все вопросы, предложения или замечания просьба направлять мне по электронной почте. В случае отсутствия от Вас замечаний до 14:00 _____ 201_ г., документ будет считаться согласованным.С уважением, Иванов И. П.» 

 В этом случае каждый раз, когда Вам будет нужно направить документ на согласование, вы просто выбираете подходящий шаблон, прикрепляете сам документ или ссылку на него, заполняете пропуски, и отправляете адресатам.Безусловно, в некоторых случаях личная встреча — совершенно необходимый вид коммуникаций. Например, для принятия решения по кандидату собеседование face-to-face необходимо, так как ни резюме, ни собеседование по скайпу не дадут полного представления о кандидате. Однако такие ситуации, требующие проведения личной встречи, составляют не более 20%. Во всех прочих случаях использование электронной почты является более предпочтительным. 

 Итак, настройте получение почты раз в 2 часа, настройте распределение писем по папкам, уберите лишние напоминания, синхронизируйте почту с телефоном и планшетом. 

 Маленький секрет, как «расправиться» с грузом уже накопленных сообщений, если у Вас в папке «Входящие» уже несколько сотен (или тысяч) сообщений и непонятно, как приступить к разгребанию почты в принципе. Настройте папки, как описано выше («Сделать срочно», «Сделать на неделе», «Выполнено», «Действие не требуется» и т.д.), затем распределите по этим папкам сообщения из папки «Входящие» за последнюю неделю. 

 Обычно удаётся разгрести письма за неделю-две, прежде чем начинает наваливаться усталость. А затем выделите все остальные письма, оставшиеся в папке «Входящие», и переместите их в папку «Архив». И забудьте про них. Если среди них ещё остались какие-то важные и актуальные письма — поверьте, Вам про них обязательно напомнят. Практика показывает, что при таком способе «экстремальной очистки» к Вам повторно вернётся менее 5% отправленных в архив сообщений. 

©  Смирнов А.Б. 2010-2018