Часто можно услышать от менеджера, что ему некогда заниматься планированием, а нужно работать. Это в корне неверный подход.
Планирование условно бывает оперативным, тактическим и стратегическим. В широком смысле оперативное планирование можно понимать как планирование «на сегодня», «на завтра», на неделю вперед. Тактическое планирование обычно составляет месяц, квартал. Стратегическое планирование обычно начинается с горизонта в один год.
Наиболее распространенное расписание для личных целей — день, неделя, год. Планирование нужно делать сверху вниз. То есть вы сначала ставите цели на год. Затем распределяете большие задачи по неделям в рамках года, и уже исходя из задач на неделю, планируете задачи на день.
План дня должен быть обязательно. Вам не нужно пытаться планировать 100% времени дня. Так или иначе, днём что-то пойдёт не так, и остальные события начнут сдвигаться. Планируйте не более 60% времени. Оставьте остальное время для гибких задач (2—3 задачи в день), то есть без определённого времени для выполнения.
Постарайтесь сделать день сбалансированным с точки зрения количества встреч и совещаний, чтобы у вас было время на отдых в течение дня.
Также не забывайте для сложных задач и встреч (с назначенным временем) закладывать резерв на дорогу и время на подготовку, если это необходимо.
Другой способ планирования задач — это привязка к местоположению задачи. Например, задачи распределяются между основными локациями, поэтому, оказавшись в определённом месте, вы можете быстро открыть список задач, связанных с этой локацией. Пример: список «дома» — разобрать в шкафу, приготовить рыбу, настроить телевизор и т. Д. Правильная постановка задач — с ориентацией на результат: не «дозвониться», а «получить заказ»; не «пойти в банк», а «оформить вклад».
Планирование недели должно следовать тем же принципам, что и день. Для планирования встреч я рекомендую использовать Google Calendar или любой аналогичный сервис. С помощью таких программ вы можете синхронизироваться со своим телефоном, чтобы у вас всегда было под рукой актуальное расписание. Ещё можно раскрасить свой календарь в разные цвета. Цветовая дифференциация даёт вам представление о вашем графике работы.
В дополнение к расписанию периодических дел и встреч, необходимо спланировать полноценный отдых. Вам необходимо регулярно делать перерывы и правильно отдыхать — обязательно отводите взгляд от монитора, вставайте, потягивайтесь, гуляйте и т. д.
Таким образом, соблюдая эти правила планирования, вы сможете эффективно управлять своим временем и оставаться в ресурсе.